Колико је поуздан усмени споразум у комерцијалним трансакцијама?

Усмени споразум у комерцијалним трансакцијама је обавезујући према холандском праву. Уговори се склапају понудом и прихватањем (члан 6:217 Холандског грађанског законика) и изјава се може дати у било ком облику, тако да усмено „да“ ствара исте обавезе као и потписани документ, осим ако закон не прописује писани облик за тај конкретан уговор. Слабост договора руковањем стога није његова валидност већ његова доказивост: страна која се позива на споразум сноси терет доказивања, а без записа мора да реконструише договор из имејлова, фактура и понашања.

Да ли је усмени споразум обавезујући у комерцијалним трансакцијама?

Да. Холандско уговорно право почива на консензуализму: оно што ствара уговор јесте споразум између странака, а не облик у којем је тај споразум изражен. Члан 3:37 Грађанског законика директно наводи ову поенту, предвиђајући да, осим ако закон не каже другачије, изјава може бити дата у било ком облику и може чак бити имплицитна понашањем. Не постоји општи захтев за писањем, нема захтева за потписом нити захтев за разматрањем какав се налази у другим правним системима.

Практична последица је да се велики део холандске комерцијалне активности одвија на основу уговора које нико никада није потписао. Поруџбеница потврђена телефоном, продужење рока испоруке договорено у ходнику, корекција цене договорена видео позивом: све су то уговори или измене уговора и сви они обавезују стране. Суд од кога се тражи да пресуди о њима неће одбити да то учини због недостатка папира.

Оно што одсуство папира мења јесте положај стране која жели да се позове на договор. У холандским грађанским поступцима, страна која се позива на правне последице скупа чињеница мора да докаже те чињенице. Ако добављач каже да је договорена фиксна цена, а купац каже да је цена била индикативна, добављач је тај који мора да убеди суд, и то мора да учини у вези са постојањем уговора и са сваком одредбом коју жели да спроведе. Уговор који је важећи, али се не може доказати, у комерцијалном смислу, није велика предност.

Постоји још један слој који се занемарује. Чак и тамо где је усмени споразум у потпуности доказив, стране често нису разговарале о стварима које касније изазивају спор: датум испоруке, последице кашњења у плаћању, чији општи услови се примењују, који суд одлучује, шта се дешава ако се обим смањи. Холандски закон попуњава неке од тих празнина правилима о подразумеваним подухватима и стандардом разумности и правичности, али резултат попуњавања празнине ретко је договор који је било која страна имала на уму.

Када је уговор закључен и од кога

Уговор ступа на снагу у тренутку када је понуда прихваћена. Два питања одлучују да ли је тај тренутак наступио: да ли је уопште било понуде и да ли је прихватање стигло до друге стране.

Понуда, прихватање и тренутак формирања

Понуда је предлог који је довољно потпун да га једноставан одговор „да“ претвара у уговор. Изјава да би страна могла бити заинтересована или да ће размотрити могућност је позив на преговоре, а не понуда, и њено прихватање не производи ништа. Линија разграничења је оно што би друга страна могла разумно закључити из употребљених речи и околности, што је тест који холандски закон примењује на изјаве уопште: страна је везана значењем које би друга страна оправдано могла да припише ономе што је рекла.

Прихватање ступа на снагу када стигне до особе која је дала понуду, а не када је изговорено или послато, тако да порука која је остављена непрочитана на гласовној пошти и даље може закључити уговор јер је стигла. Прихватање које одступа од понуде по било којој тачки рачуна се као одбијање у комбинацији са новом понудом, осим ако је одступање мало и првобитни понуђач не приговори без одлагања. До прихватања, понуда се обично може опозвати, али не ако је у њој наведено да је неопозива или је одређен рок за прихватање.

Ћутање генерално није прихватање. Међутим, у текућем комерцијалном односу, страна која прими писану потврду телефонског разговора и дозволи да прође без протеста може открити да је прихватила услове у њему, јер је у том окружењу друга страна имала право да очекује реакцију. Управо зато је имејл са потврдом тако моћан инструмент и зато се нетачна потврда мора брзо исправити.

Да ли особа са којом сте разговарали може обавезати компанију

Усмени договор вреди само онолико колико вреди овлашћење особе која га је склопила. Компаније делују преко својих директора и преко људи који имају пуномоћје. За приватно друштво са ограниченом одговорношћу (ДО) и акционарско друштво (АК), Грађански законик даје управном одбору овлашћење заступања и дозвољава да статут ограничи који директори могу деловати заједнички или самостално. Ти аранжмани, као и сва регистрована пуномоћја, видљиви су у трговачком регистру који води Привредна комора (Kamer van Koophandel), а увид је бесплатан и траје око минут.

Уколико особа није имала овлашћење, уговор не обавезује компанију, осим ако компанија није створила привид да јесте. Та доктрина привидног овлашћења је излаз за уговорну страну која делује у доброј вери, али захтева околности које се могу приписати самој компанији, као што су радно место, претходни начин пословања или потпис у имејлу који представља особу као овлашћену. Купац који преговара о значајном усменом договору са млађим запосленим, без провере ичега, има слабе аргументе.

Практично правило за комерцијалну праксу је једноставно: што је већи посао, то више идентитет и ауторитет особе са друге стране стола заслужују тренутак пажње пре, а не после руковања.

Шта холандски закон и даље захтева у писаној форми

Слобода форме има изузетке, а они су важни јер у тим случајевима усмени споразум није само тешко доказати већ је и правно неважећи. Изузеци се групишу око три питања: заштита слабије стране, присиљавање на тренутак размишљања пре далекосежне обавезе и стварање сигурности у вези са правима која утичу на треће стране.

Куповина куће од стране приватног купца мора бити писмено забележена у складу са чланом 7:2 Грађанског законика, а купац затим има тродневни период размишљања у којем може да поништи куповину без навођења разлога. Та одредба штити потрошаче, тако да се не примењује када компанија купује пословни простор; усмени споразум о пословној некретнини може бити обавезујући, иако сам пренос власништва увек захтева нотарски запис и регистрацију.

Клаузула о забрани конкуренције важи само ако је писмено договорена са пунолетним запосленим, у складу са чланом 7:653 Грађанског законика, а у уговору на одређено време потребна је и писана изјава о убедљивим пословним интересима који је оправдавају. Клаузула о којој се разговарало на разговору за посао, а никада није записана, нема никаквог дејства. Иста логика писане форме важи и за куповину на рате, за уговор о франшизи према Закону о франшизи који је на снази од 1. јануара 2021. године и за арбитражни споразум, за који члан 1021 Закона о грађанском поступку захтева да се докаже писаним документом. За уступање потраживања новом повериоцу потребан је акт према члану 3:94 Грађанског законика, а физичко лице које је јемац за пословни дуг може се сматрати одговорним за тај дуг само на основу писаног документа.

Где је писање потребно и шта се дешава без њега

За прекограничну трговину правило је, ако ништа друго, још либералније. Бечка конвенција о продаји робе, која се подразумевано примењује на међународну продају робе између предузећа у државама уговорницама, укључујући Холандију, изричито предвиђа да уговор о продаји не мора бити закључен или доказан писменим путем и да се може доказати на било који начин. Предузећа која желе сигурност писаног уговора у међународним пословима морају га сама саставити или искључити Конвенцију и изабрати национални закон који захтева више.

Доказивање усменог споразума

Терет доказивања је на страни која се позива на правне последице чињеница које наводи, што је правило у члану 150 Закона о грађанском поступку. У спору око усменог споразума то је скоро увек тужилац: добављач тражи плаћање, извођач радова тражи додатни рад, посредник тражи своју провизију.

Добра вест је да холандски поступак не ограничава начин на који се тај доказ може извести. Члан 152. Законика о грађанском поступку дозвољава доказе свим средствима и оставља тежину доказа суду. Не постоји правило које искључује усмене доказе о усменим уговорима нити захтева за писаном белешком на почетку. Оно што суд жели је кохерентан приказ поткрепљен материјалом који није креиран за потребе парнице.

Шта заправо убеђује суд

Истовремени документи су јачи од памћења. Потврдни имејл послат истог поподнева, унос у календару, цитат са рукописом написане корекције, порука у ћаскању о недељи испоруке, план пројекта дистрибуиран након састанка: сваки од њих поправља детаљ у тренутку када нико није био у спору. Грубо рангирани по снази, материјал који одлучује у овим случајевима је:

• писане потврде о разговору које је друга страна примила и није им оспорила;
• фактуре које одговарају наводним условима, посебно тамо где су плаћене у целости или делимично;
• извршење обе стране које има смисла само ако је наводни споразум постојао;
• интерни документи друге стране, као што су налог или буџет, који се могу захтевати у поступцима где су посебно идентификовани;
• искази сведока присутних лица, саслушани под заклетвом ако суд наложи испитивање сведока.

Сведочење је заиста корисно, али је то последња реченица, а не прва. Сећање је реконструктивно, и сведок који је запослен код стране која га позива биће испитан управо о тој тачки. Један имејл из истовремених докумената обично има већу тежину од два пријатељска сведока три године касније.

Снимање разговора је законито у Холандији када сами учествујете у њему, а снимак направљен на тај начин може се користити као доказ. То није неутралан корак: нарушава поверење ако изађе у јавност, може бити у супротности са уговорном поверљивошћу, а обрада снимка накнадно и даље мора бити у складу са правилима о заштити података. Као рутинска пракса, то је лоша замена за једноставно записивање онога што је договорено.

Шта је заправо договорено: тумачење и општи услови

Доказивање да уговор постоји је само пола посла. Друга половина је утврђивање шта он каже, а овде је холандски закон знатно мање дослован него што многи међународни уговорници очекују.

Стандард Хавилтекс

Од пресуде у случају Haviltex коју је донео Виши суд (Hoge Raad) 1981. године, значење уговора не одређују само речи, већ значење које су стране могле разумно да им припишу у датим околностима и оно што су могле разумно да очекују једна од друге. Суд разматра преговоре, положај и стручност страна, тржишну праксу и начин на који су се стране понашале након договора. Код усменог споразума, ово је двосмерно: нема речи на које се може ослонити, па понашање и преписка постају примарни материјал, а страна чије је понашање било стално у супротности са договором за који сада тврди да има потешкоћа.

Два подразумевана правила тихо обављају велики посао тамо где стране никада нису разговарале о било којој тачки. Разумност и правичност допуњују уговор и могу, у изузетним случајевима, издвојити одредбу чија би примена била неприхватљива. А купац или клијент који открије недостатак мора да се жали у разумном року од откривања, или губи право да се на њега позива; у комерцијалним односима тај период је кратак, а пуштање да незадовољавајућа испорука пролази у тишини месецима је познат начин губитка иначе оправданог потраживања.

Општи појмови и правило првог ударца

Већина комерцијалних странака намерава да се примењују њихови општи услови и одредбе, а већина усмених договора се закључује без помињања било које стране. Холандски закон решава насталу колизију правилом првог покушаја у члану 6:225 Грађанског законика: када се понуда и прихватање односе на различите скупове општих услова, друго упућивање нема дејство осим ако изричито не одбија услове на које се односи понуда. Одбијање сакривено ситним словима другог скупа није довољно; мора бити експлицитно.

Применљивост је само прва препрека. Општи услови обавезују другу страну само ако је тој страни дата стварна прилика да се са њима упозна пре или у време уговарања, што у пракси значи њихова предаја или слање, а позив на веб страницу није аутоматски довољан у пословном окружењу. Усмени споразум у којем нико није поменуо никакве опште услове, праћен фактуром одштампаном са условима на полеђини, обично резултира условима који се уопште не примењују. Наша страница о раду адвоката за уговорне спорове наводи како се ови документи сређују пре, а не после спора.

Када преговори пропадну пре него што се постигне договор

Комерцијални преговори понекад се заустављају непосредно пре договора, а страна која је већ инвестирала жели да зна да ли друга страна може једноставно да одустане. Као почетна тачка, може бити: слобода уговарања укључује слободу да се не закључи уговор. Виши суд (Hoge Raad) је поставио строг стандард за одступање од те почетне тачке, сматрајући да је прекид преговора неприхватљив само у изузетним околностима, посебно када друга страна може оправдано очекивати да ће доћи до неког уговора или када друге околности чине прекид неприхватљивим.

Тамо где се тај праг пређе, уобичајени лек је надокнада за настале трошкове, а само ретко за профит који би неуспели уговор донео. Практична лекција је слична оној о руковању: ако се од вас тражи да инвестирате у посао који још није закључен, забележите шта је до сада договорено, експлицитно забележите шта није и напишите трошкове припремних радова пре него што их направите.

Шта учинити када се усмени договор прекрши

Први корак готово никада није парница. То је писано обавештење о неизвршењу обавезе (ingebrekestelling) према члану 6:82 Грађанског законика: писмо или имејл који наводи шта је договорено, шта није извршено и даје разуман рок за исправљање. Без тог обавештења, дужник генерално није у неизвршењу обавезе, а без неизвршења не постоји захтев за накнаду штете нити право на раскид уговора. Обавештење чини још нешто што је вредно у спору око усменог споразума: оно приморава другу страну да одговори на писану верзију договора, а њен одговор, или њено ћутање, постаје доказ.

Обавештење није потребно у сваком случају. Када је рок договорен између странака истекао, када је дужник већ изјавио да неће извршити обавезу или када је извршење постало трајно немогуће, неизвршење настаје по сили закона. Уколико сте у недоумици, ипак пошаљите обавештење; за то нема казне, а постоји стварна казна за његово пропуштање.

Штета, раскид и рокови

Када дужник дође у неизвршење обавезе, члан 6:74 Грађанског законика даје повериоцу право на накнаду штете за губитак проузрокован кршењем обавезе. Тај губитак може укључивати изгубљену добит, али само у мери у којој се може приписати кршењу обавезе и поткрепити бројкама; у случају усменог споразума, ту се потраживања обично смањују, јер договорени обим или маржа никада нису фиксирани на папиру. Уз то могу се захтевати и разумни трошкови утврђивања губитка и добијања наплате ван суда.

Алтернатива спровођењу споразума је његов раскид. Члан 6:265 Грађанског законика дозвољава раскид због било каквог неизвршења, осим ако је неизвршење превише мало да би се оправдало, а раскид ствара обавезу да се поништи оно што је већ извршено. Да ли захтевати испуњење, одштету или раскид је стратешки избор који зависи од тога шта још увек желите од друге стране и шта можете да докажете.

Рокови су неумољиви. Потраживање за испуњење уговорне обавезе застарева пет година од дана када је потраживање доспело, према члану 3:307 Грађанског законика, а писана опомена којом се недвосмислено задржава право на испуњење прекида тај рок према члану 3:317. Дуготрајни трговински односи у којима се фактуре оспоравају, а затим остављају на миру, класичан су начин да се изгуби потраживање једноставним чекањем.

Када је износ спора испод законског лимита за подокружни суд (kantonrechter), поступак се може покренути без адвоката и релативно је брз; наш преглед спорова мале вредности у Холандији објашњава тај пут. Изнад лимита, случај иде окружном суду и заступање од стране адвоката је обавезно. Медијација вреди размотрити тамо где комерцијални однос и даље има вредност, а арбитража само тамо где су се странке ваљано договориле о томе у писаној форми.

Усне измене писаног уговора

Најчешћи спор око усменог споразума у ​​трговинској пракси није око уговора који никада није ни састављен, већ око писаног уговора који је усмено измењен током рада. Рок испоруке се телефоном поједностављује, попуст се одобрава за једну сезону, обим посла се повећава са састанка на састанак, а две године касније стране се не слажу око тога која верзија је применљива.

Пошто холандско право не захтева форму, усмена измена писаног уговора је у принципу једнако валидна као и сам уговор. Многи комерцијални уговори покушавају да затворе та врата клаузулом која наводи да су измене валидне само ако су договорене у писаној форми и потписане од стране обе стране. Таква клаузула је корисна и мења аргументацију, али није апсолутна препрека: да ли се страна може позвати на њу зависи од околности, а страна која је дуго деловала на основу усмене измене, прихватила њену корист и никада се није позвала на клаузулу може открити да је ослањање на њу неприхватљиво. Безбедније тумачење је да клаузула отежава доказивање усмене измене и чини је лакшом за отпор, а не онемогућава.

Додатни радови су исти проблем у другом облику. У грађевинарству и у професионалним услугама, додатни радови договорени на лицу места су стални извор парница, а извођач радова који их је извршио без писаних упутстава мора да докаже и да су тражени и да је договорена цена или основа за одређивање цена. Кратак имејл пре почетка додатних радова, уместо фактуре након њиховог завршетка, је разлика између тужбе и свађе.

Иста дисциплина важи и за раскид. Уговор раскинут усмено може бити ваљано раскинут, али страна која тврди да је дала обавештење мора да докаже да јесте, да је обавештење стигло до друге стране и када. Тамо где отказни рок тече од пријема, неснимљени телефонски позив је управо она врста доказа која не успева када је најпотребнија.

Како одржати брзину и изгубити ризик

Комерцијални живот неће чекати потписан уговор, и не мора. Оно што следи је минимална дисциплина која усмени договор претвара у нешто одбрањиво, а да притом не успори пословање.

Потврдите истог дана. Довољан је кратак имејл који наводи обим, цену или механизам одређивања цена, датум испоруке или завршетка, рок плаћања и применљивост ваших општих услова. Затражите потврду у једном реду и третирајте одговор као део уговорне датотеке. Ако друга страна исправи резиме, научили сте нешто вредно у најјефтинијем могућем тренутку.

Приложите своје опште услове уз ту е-пошту уместо да се позивате на њих, и учините исто при првој поруџбини у свакој новој вези. Водите евиденцију о томе шта је послато, јер питање у спору није да ли услови постоје, већ да ли је друга страна имала стварну прилику да их прочита.

Пишите фактуре које описују рад, а не укупан износ, наводећи датум уговора и резултате, и пратите неплаћене фактуре у писаној форми. Водите бележницу о сваком позиву који нешто мења, са датумом и учесницима. Када се уговор мења усмено, потврдите измену на исти начин као и оригинал; спорови око измена су барем једнако чести као и спорови око оригиналног договора.

Коначно, задржите писану форму тамо где је то законом прописано. Клаузула о забрани конкуренције, уговор о франшизи, арбитражна клаузула или уступање потраживања која постоји само у разговору није слаб уговор, већ није ни уговор, и никаква количина накнадне документације га не поправља. Наши водичи за корпоративно право наводе документа која већина холандских предузећа треба да има уредно пре него што започну преговоре.

Često postavljana pitanja

У скоро сваком спору око усменог договора појављује се неколико практичних питања.

Law & More Саветујемо холандска и међународна предузећа о састављању уговора, општим условима и споровима о томе шта је договорено. Ако уговорна страна пориче договор за који знате да је постигнут или желите да ваш процес уговарања буде положен на основу која ће преживети спор, радо ћемо то размотрити са вама.