Е-пошта је обрада личних података и GDPR се на њу у потпуности примењује. Три обавезе обављају највећи део посла у пракси. Послодавац може приступити поштанском сандучету само у уским границама и на основу политике о којој је запослени упознат. Маркетинг путем е-поште захтева сагласност, осим ако прималац није постојећи купац коме се нуде слична роба или услуге, а свака порука мора да нуди једноставан начин за одјаву. А архиве е-поште подлежу истом принципу чувања као и сви други подаци: чувају се не дуже него што је потребно, по категорији, по распореду који се стварно примењује.
Општа уредба о заштити података (GDPR)
Општа уредба о заштити података (GDPR) ступа на снагу 25. маја . Са ступањем на снагу GDPR-а, заштита личних података постаје све важнија. Компаније морају да узму у обзир све више и строжих правила у вези са заштитом података. Међутим, као резултат ступања на снагу GDPR-а, јављају се различита питања. За компаније може бити нејасно који се подаци сматрају личним подацима и који спадају у делокруг GDPR-а. То је случај са имејл адресама: да ли се имејл адреса сматра личним подацима? Да ли компаније које користе имејл адресе подлежу GDPR-у? На ова питања ће бити одговорено у овом чланку.
Лични подаци
Да бисте одговорили на питање да ли се адреса е-поште сматра личним подацима или не, потребно је дефинисати термин лични подаци. Овај термин је објашњен у ГДПР-у. На основу члана 4. под ГДПР, лични подаци подразумевају све информације које се односе на идентификовану или идентификовану физичку особу. Физичка особа која се може идентификовати је особа која се може идентификовати, директно или индиректно, посебно у вези са идентификатором попут имена, идентификационог броја, података о локацији или мрежног идентификатора. Лични подаци односе се на физичка лица. Стога се информације које се тичу умрлих или правних лица не сматрају личним подацима.
E mail adresa
Сада када је дефиниција личних података утврђена, потребно је проценити да ли се имејл адреса сматра личним подацима. Холандска судска пракса указује да имејл адресе могу бити лични подаци, али да то није увек случај. Зависи од тога да ли је физичко лице идентификовано или се може идентификовати на основу имејл адресе.[1] Начин на који су особе структурирале своје имејл адресе мора се узети у обзир како би се утврдило да ли се имејл адреса може сматрати личним подацима или не.
Многа физичка лица структурирају своју имејл адресу на начин да се та адреса мора сматрати личним подацима. Ово је на пример случај када је адреса е-поште структурирана на следећи начин: име.презиме@гмаил.цом. Ова адреса е-поште открива име и презиме физичког лица које користи адресу.
Стога се ова особа може идентификовати на основу ове адресе е-поште. Е-маил адресе које се користе за пословне активности такође могу садржати личне податке. Ово је случај када је адреса е-поште структурирана на следећи начин: иницијали.презиме@имефирме.цом. Из ове имејл адресе може се извести који су иницијали особе која користи мејл адресу, како се презива и где та особа ради. Стога се особа која користи ову адресу е-поште може идентификовати на основу адресе е-поште.
Адреса електронске поште се не сматра личним подацима када се из ње не може идентификовати ниједно физичко лице. Ово је случај када се на пример користи следећа адреса е-поште: пуппи12@хотмаил.цом. Ова адреса е-поште не садржи никакве податке из којих се може идентификовати физичко лице. Опште адресе е-поште које користе компаније, попут инфо@намеофцомпани.цом, такође се не сматрају личним подацима.
Ова адреса е-поште не садржи никакве личне податке из којих се може идентификовати физичко лице. Штавише, имејл адресу не користи физичко лице, већ правно лице. Стога се не сматра личним подацима. Из холандске судске праксе може се закључити да адресе е-поште могу бити лични подаци, али то није увек случај; зависи од структуре адресе е-поште.
Постоји велика шанса да се физичка лица идентификују по имејл адреси коју користе, што адресе е-поште чини личним подацима. Да би се емаил адресе класификовале као личне податке, није битно да ли компанија заиста користи адресе е-поште за идентификацију корисника. Чак и ако компанија не користи имејл адресе у сврху идентификације физичких лица, адресе е-поште са којих се физичка лица могу идентификовати и даље се сматрају личним подацима.
Није свака техничка или случајна веза између особе и података довољна да би се подаци означили као лични подаци. Ипак, ако постоји могућност да се адресе е-поште могу користити за идентификацију корисника, на пример за откривање случајева преваре, адресе е-поште се сматрају личним подацима. При томе, није важно да ли компанија намерава да користи адресе е-поште у ову сврху. Закон говори о личним подацима када постоји могућност да се подаци могу користити у сврху која идентификује физичко лице.[2]
Посебни лични подаци
Иако се имејл адресе већину времена сматрају личним подацима, оне нису посебни лични подаци. Посебни лични подаци су лични подаци који откривају расно или етничко порекло, политичка мишљења, верска или филозофска уверења или чланство у трговини, као и генетски или биометријски подаци. Ово произилази из члана 9 GDPR-а. Имејл адреса такође открива мање јавно доступних информација него, рецимо, кућна адреса.
Теже је сазнати нечију адресу е-поште него његову кућну адресу и у великој мери зависи од корисника имејл адресе да ли ће адреса е-поште бити јавна или не. Штавише, откривање адресе е-поште која је требало да остане скривена има мање озбиљне последице од откривања кућне адресе која је требало да остане скривена. Лакше је променити адресу е-поште него кућну и откривање имејл адресе може довести до дигиталног контакта, док откривање кућне адресе може довести до личног контакта.[3]
Обрада личних података
Установили смо да се адресе е-поште већину времена сматрају личним подацима. Међутим, ГДПР се односи само на компаније које обрађују личне податке. Обрада личних података постоји у свакој радњи с обзиром на личне податке. Ово је даље дефинисано у ГДПР-у. Према члану 4 под 2 ГДПР, обрада личних података подразумева сваку операцију која се врши на личним подацима, без обзира да ли су аутоматски или не. Примери су прикупљање, снимање, организовање, структурирање, чување и употреба личних података. Када компаније обављају горе наведене активности у вези с адресама е-поште, оне обрађују личне податке. У том случају подлежу ГДПР-у.
Када је имејл адреса лични податак
Не сматра се свака адреса е-поште личним подацима. Међутим, адресе е-поште се сматрају личним подацима када пружају идентификационе податке о физичком лицу. Многе адресе е-поште су структуриране на начин да се физичко лице које користи адресу е-поште може идентификовати. То је случај када адреса е-поште садржи име или радно место физичког лица. Због тога ће се многе адресе е-поште сматрати личним подацима.
Компанијама је тешко да направе разлику између имејл адреса које се сматрају личним подацима и имејл адреса које то нису, јер то у потпуности зависи од структуре имејл адресе. Стога се може рећи да ће компаније које обрађују личне податке наићи на имејл адресе које се сматрају личним подацима. То значи да ове компаније подлежу GDPR-у и да би требало да примене политику приватности која је у складу са GDPR-ом.
[1] ЕЦЛИ: НЛ: ГХАМС: 2002: АЕ5514.
[2] Камерстуккен ИИ 1979/80, 25 892, 3 (МвТ).
[3] ЕЦЛИ: НЛ: ГХАМС: 2002: АЕ5514.
