Правна валидност електронског потписа у Холандији

Електронски потпис има исту правну снагу као и рукописни потпис према члану 3:15а Холандског грађанског законика, под условом да је коришћени метод аутентификације довољно поуздан у светлу сврхе за коју је документ потписан и свих осталих околности. Холандски и европски закон стога не прописују технологију; они прописују стандард поузданости који мора да одговара ономе што је у питању. Квалификовани електронски потпис задовољава тај стандард по закону, док једноставнији облици морају да се докажу ако се икада оспоре.

То је цео правни тест и скоро свако практично питање о електронском потписивању се враћа на то: како знате ко је потписао, како знате да је намеравао да потпише и како знате да се документ није променио од тада. Овај чланак излаже европски и холандски оквир, три законска нивоа потписа и колико сваки од њих вреди као доказ, документе који се уопште не могу електронски потписати и грешке које најчешће доводе до неуспеха потписа.

Зашто је стандард поузданости важан

Потпис који не испуњава стандард не чини аутоматски уговор ништавним. Холандски закон није формалистички: уговор генерално настаје понудом и прихватањем и може се доказати на било који начин. Оно што вас кошта слаб потпис јесте доказни положај. Ако друга страна пориче да је потписала, а ваш једини запис је адреса е-поште и клик, ви сносите терет доказивања да је та особа потписала и намеравала да буде обавезна, и носите га у поступцима које нисте изабрали да покренете.

Практична последица је да труд који улажете у аутентификацију треба да прати изложеност документа. Интерно одобрење, рутинска потврда поруџбине и петнаестогодишњи закуп не захтевају исти третман. Усклађивање ова два није сама по себи вежба усклађености; то је разлика између спора о суштини уговора и спора о томе да ли уопште постоји уговор. Наша напомена о обавезама усклађености са законом ставља ово у ширу слику.

Европски и холандски оквир

Европски темељ је Уредба (ЕУ) 910/2014, Уредба о еИДАС-у, чија се правила о електронским потписима примењују од 1. јула 2016. Њен централни принцип је да се потпису не може ускратити правна дејност или прихватљивост као доказ само зато што је електронски, и да квалификовани електронски потпис има еквивалентну правну дејност својеручног потписа широм Уније. Та уредба је значајно измењена Уредбом (ЕУ) 2024/1183, која је на снази од 20. маја 2024. године, којом се Европски дигитални идентитетски новчаник уграђује у оквир; државе чланице треба да учине тај новчаник доступним до краја 2026. године, а очекује се да ће постати уобичајени начин доказивања идентитета приликом потписивања.

Шта члан 3:15а БВ додаје

Холандско право повезује европски режим са обичним правом доказа. Члан 3:15а Грађанског законика изједначава електронски потпис са рукописним тамо где је метод аутентификације довољно поуздан и третира потпис који испуњава квалификоване критеријуме као да задовољава тај тест. Такође наводи супротно, што је одредба која се најчешће занемарује: метод се не може сматрати непоузданим само зато што не користи квалификовани сертификат или уређај за креирање квалификованог потписа. Другим речима, једноставан потпис није неважећи; он је само недоказан док се не докаже. Пословне стране се такође могу међусобно договорити да одступе од законских претпоставки.

Где је електронска рута затворена

Неке трансакције се уопште не могу обавити електронским потписом, јер холандски закон захтева нотарски запис или посебан писани облик. Пренос непокретне имовине и пренос удела у беслотен венноотсхап захтевају акт састављен пред нотаром грађанског права, а питања попут предбрачног уговора или тестамента следе исти пут; нотар није опциони додатак тамо. На другим местима закон захтева писани облик без потребе за папиром, а електронска верзија је прихватљива под условом да се документ може консултовати, да је његова аутентичност довољно загарантована, да се тренутак закључења може утврдити са довољном сигурношћу и да се може утврдити идентитет странака. Провера у коју од три категорије ваш документ спада је први корак, а не последњи.

Три нивоа потписа и колико вреде

Уредба eIDAS разликује три нивоа, а разлика између њих је више доказне него моралне природе. Једноставан електронски потпис је сваки електронски податак приложен или логички повезан са документом и који потписник користи за потписивање: откуцано име, клик на дугме за прихватање, скенирана слика потписа. Напредни електронски потпис мора бити јединствено повезан са потписником, способан да га идентификује, креиран са подацима под његовом искључивом контролом и повезан са документом на такав начин да је свака накнадна промена уочљива. Квалификовани електронски потпис је напредни потпис креиран помоћу уређаја за креирање квалификованог потписа и заснован на квалификованом сертификату који је издао пружалац услуга поверења на европској листи поузданих лица, који унапред проверава идентитет потписника.

Само квалификовани потпис је по сили закона изједначен са својеручним потписом. За друга два суд одлучује, на основу критеријума из члана 3:15а Закона о индустријским ресурсима, да ли је коришћена метода била довољно поуздана за овај документ у овим околностима. Зато искрен савет није да једноставни потписи нису безбедни, већ да их треба користити тамо где је изложеност мала и однос је уређен, и да све што има дугачак реп, велику вредност или непознату противну страну заслужује барем унапредни потпис.

Шта потпис доказује у холандским поступцима

Приватни документ са потписом стране против које се позива има убедљиву доказну снагу у погледу изјава које садржи. Важна квалификација према холандском процесном праву је да ако та страна чврсто пориче да је потпис њен, документ ништа не доказује док страна која се на њега ослања не утврди одакле потпис потиче. Квалификовани потпис чини тај доказ једноставним, јер сертификат и подаци ревизије идентификују потписника. Код једноставног потписа, исти доказ у потпуности зависи од тога шта је ваша платформа за потписивање забележила у то време, што се касније не може реконструисати.

Идентитет, намера и интегритет у пракси

Идентитет се утврђује оним што процес забележи пре него што се потпис примени. Линк послат имејлом доказује контролу над поштанским сандучетом и мало више од тога. Други фактор, путем телефона, верификована банковна трансакција, провера идентификационог документа путем видеа или квалификовани сертификат добијен након верификације лицем у лице, сваки подиже ниво и сваки оставља запис. Тамо где више људи дели пријаву на одељење, процес не утврђује ништа о томе која је особа потписала, а то је стална слабост у документима о запошљавању и набавкама.

Намера се показује чином: отварањем документа, скроловањем кроз њега, а затим одабиром потписивања, при чему је потписана верзија представљена верзија. Платформа која бележи хеш документа, време, коришћену аутентификацију и редослед корака производи доказ да је намера постојала. Интегритет је криптографска страна исте тачке. Запечаћени документ открива сваку каснију измену, због чега потписани уговор никада не треба уређивати да би се исправила грешка у куцању; исправљена верзија је нови документ и захтева нови круг потписивања.

Вођење евиденције

Ревизорски траг је део потписаног документа, а не административна накнадна мисао, и требало би да се чува заједно са њим: ко је позван, ко га је отворио, како су извршили аутентификовање, када су потписали и резултат валидације за било који сертификат у тренутку потписивања. Сертификати истичу, а потпис валидиран у време потписивања остаје проверљив накнадно само ако је та валидација забележена. Чување треба да прати периоде који се примењују на основни однос, што за евиденцију релевантну за пореске сврхе значи седам година према Закону о општим државним порезима, а дуже када је у питању непокретна имовина.

Где електронски потписи греше

Неуспеси које видимо спадају у мали број образаца. Први је неусклађеност између коришћене аутентификације и вредности документа: потпис кликом на уговору вредном годину дана промета. Други је дељено поштанско сандуче или дељено пријављивање, што онемогућава приписивање чина особи. Трећи је налог за потписивање који се не поклапа са позицијом овлашћења, где особа која је потписала није могла да обавеже компанију; провера представничког овлашћења у регистру Привредне коморе припада процесу потписивања, а не након њега. Четврти је непотпун запис, где се платформа мења или претплата истиче, а подаци ревизије иду са њом.

Ниједан од ових проблема није скуп за решавање, а сви су скупи за вођење судског поступка. Пре него што потпишете уговор и пре него што замолите другу страну да га потпише, вреди унапред утврдити који ниво потписа је потребан за документ и ко са сваке стране може да га користи. Када се потпис ставља у име неког другог, пуномоћје које је на њему наведено треба да буде подједнако добро документовано као и сам потпис.

Документи којима је потребна посебна пажња

Неке клаузуле су важеће само ако су договорене у писаној форми, а захтев за писаном формом је место где се електронско потписивање најчешће мора бранити. Клаузула о забрани конкуренције и пробни период у уговору о раду морају бити договорени у писаној форми, а уговор о раду закључен путем портала испуниће тај захтев само ако запослени може да консултује и сачува текст и ако се може утврдити тренутак потписивања. У потрошачким уговорима закљученим на даљину, информације које трговац мора да пружи морају бити достављене на трајном медијуму, тако да ток потписивања и ток информација морају бити осмишљени заједно. За уговоре са другом страном ван Европске уније, проверите да ли ће потпис бити признат у тој јурисдикцији пре него што изаберете ниво, јер правило еквиваленције Уредбе eIDAS досеже само до Уније.

Подешавање процеса потписивања који садржи

Функционалну политику је кратког карактера. Класификујте документа у три нивоа, повежите сваки ниво са нивоом потписа, наведите особе овлашћене за потписивање на сваком нивоу, захтевајте да се ревизорски траг архивира са документом и наведите трансакције које морају да иду код нотара. Тестирајте политику једном у односу на ваше стандардне уговоре и једном у односу на уговоре које ваши највећи контрагенти траже да потпишете, јер други скуп представља место где се налази ризик.

Law & More саветује предузећа о електронском потписивању, о условима уговора који иду уз то и о споровима у којима се оспорава валидност потписа. Ако желите да се ваш процес потписивања или одређени уговор прегледа, контактирајте нас; наша страница на правни савети о уговорима објашњава како радимо.