Регистрација холандског БВ-а: ризици које треба избегавати приликом оснивања предузећа

Регистрација холандског БВ значи два одвојена чина: нотар извршава акт о оснивању, а затим се компанија уписује у Трговински регистар Привредне коморе (KVK). За приватно друштво са ограниченом одговорношћу (besloten vennootschap, BV) оба корака су обавезна према Књизи 2 Холандског грађанског законика. Прави ризици у процесу нису обрасци, већ празнине у одговорности око њих: обавезе преузете пре него што компанија постоји, пре него што је регистрована и након што су први годишњи обрачуни поднети са закашњењем.

Зашто оснивачи бирају Холандију и од чега их то не штити

Холандија је атрактивна база за међународне осниваче: стабилан правни систем, позиција на унутрашњем тржишту ЕУ, радна снага која говори енглески језик и трговачки регистар који је брз и јефтин за коришћење. Ништа од тога не мења чињеницу да холандско компанијско право ставља стварну личну изложеност на директоре и осниваче, и да се већина тога може избећи уз сат времена припреме.

Оснивање је брзо. Оно што је споро, и што узрокује већину спорова које видимо, јесте све што га окружује: потписивање уговора у име компаније која још није основана, трговање пре него што KVK унос је завршен, избор трговачког имена које друго предузеће већ користи, погрешно тумачење ко се сматра крајњим стварним власником и третирање подношења годишњих извештаја као административне накнадне мисли. Свако од њих има специфичну правну последицу и свако је обрађено у наставку.

Ваша прва лука заустављања: KVK

Привредна комора (Камер ван Коопхандел, KVK) води Трговачки регистар у који свако холандско предузеће мора бити уписано у складу са Законом о трговачком регистру из 2007. године. Њиме се управља Холандска привредна комора и то је место где ваша компанија постаје видљива спољном свету, и где ће контрагенти, банке и судови проверавати ко је овлашћен да потпише у њено име. Његов портал на енглеском језику објашњава правне формуларе, заказивање регистрације и пореске последице, а читање пре него што разговарате са нотаром штеди вам низ питања.

Регистрација такође доставља податке холандској Пореској и царинској управи (Belastingdienst), која издаје пореске бројеве, укључујући и ПДВ идентификациони број. Та веза је аутоматска; не подносите посебан захтев. Наш преглед холандског пословног регистра објашњава шта регистар садржи и ко може да га прегледа.

Избор правног облика и одговорност која долази са тим

Избор правног облика је избор о томе ко плаћа када ствари крену наопако. Холандски закон дели пословне облике на оне без правног субјективитета, где је предузетник лично одговоран целом својом имовином, и оне са правним субјективитетом, где је сама компанија дужник, а лична одговорност је изузетак, а не правило.

Самостални власник (еенмансзаак)

Еенмансзаак је регистрован на KVK без нотара и без оснивачког акта. То није посебно правно лице: пословна имовина и приватна имовина предузетника чине једну имање, тако да пословни поверилац може да поднесе захтев за регрес над кућом и штедњом предузетника, а приватни поверилац над пословном имовином. Ако је предузетник у браку или у регистрованом партнерству у заједници имовине, изложеност се може проширити на удео партнера у тој заједници. За консултанта са скромним режијским трошковима и без акција, тај ризик је управљив; за свакога ко потписује уговоре о закупу, запошљава особље или држи залихе, обично није.

Генерално партнерство (венноотсцхап ондер фирма, ВОФ)

VOF (Друштво заједнице) је пословање две или више особа које обављају делатност под заједничким именом. Може се основати без нотара, мада се топло препоручује писани уговор о партнерству који се односи на доприносе, одлучивање, удео у добити и излазак, јер ће без њега подразумевана правила одлучивати о тим питањима уместо вас. Правило о одговорности је неумољиво: према члану 18 Трговачког законика, сваки партнер је солидарно одговоран за све обавезе партнерства. Поверилац стога може да наплати цео дуг од партнера са најдубљим џепом, без обзира на то ко је пристао на трансакцију.

Приватно друштво са ограниченом одговорношћу (BV)

БВ је правно лице по свом праву у складу са чланом 2:175 Грађанског законика. Његови акционари нису лично одговорни за обавезе компаније преко износа који су се обавезали да плате за своје акције. Од флексибилизације закона о БВ 2012. године, не постоји законски минимални капитал, тако да БВ може бити основан са номиналним издатим капиталом од једног евроцента. То је законски минимум, а не комерцијални, и ту почиње први озбиљан ризик.

Компанија основана без обртног капитала није компанија која испуњава прописе и која се случајно покаже као сиромашна; то је компанија чији ће директори, ако не успе, бити питани зашто су наставили да преузимају обавезе за које су знали да их не може испунити. Финансирајте компанију до нивоа њених обавеза за прву годину, документујте како се дошло до те цифре и водите почетни биланс стања. Инвеститори ће, у сваком случају, инсистирати на BV: акције се могу издавати, преносити и подвргавати аранжманима опција на начин који је немогућ код еенмансзаака или VOF-а.

Пореске последице такође прате правну форму и значајно се разликују између енмансзаака (eenmanszaak) који се опорезује порезом на доходак и БВ-а (BV) који подлеже порезу на добит предузећа и опорезивању дивиденди. Ти прорачуни припадају холандском пореском саветнику, а не правном водичу, и требало би да се изврше пре него што се акт изврши, а не након тога.

Ризик пре него што компанија постоји: деловање у име BV-а у оснивању

Оснивачи рутински потписују уговор о закупу, наручују опрему или ангажују особље док нотар још увек саставља уговор. Компанија још не постоји, тако да је неко други обавезан. Члан 2:203 Грађанског законика се бави овим. Радње извршене у име пословног друштва у оснивању обавезују компанију само ако их она изричито ратификује након оснивања, а до ратификације лица која су их извршила су солидарно одговорна.

Још две тачке се редовно превиђају. Одговорност не нестаје једноставно након ратификације: ако компанија тада не изврши обавезе, а лице које је деловало знало је, или је разумно требало да зна, да неће бити у могућности да изврши обавезе, то лице остаје одговорно. А ратификација је чин који се заправо мора извршити; није аутоматски приликом оснивања. Практична заштита је једноставна. Потпишите као оснивач у име компаније у оснивању, изричито наведите то, водите списак аката пре оснивања и донесите резолуцију одбора којом их ратификујете на првој седници одбора након оснивања акта.

Ризик пре регистрације: члан 2:180 став 2

Други јаз је краћи, али оштрији. Према члану 2:180 Грађанског законика, директори морају да упишу компанију у Трговачки регистар и да поднесу аутентичну копију оснивачког акта. Док се та пријава не изврши, директори су солидарно одговорни, заједно са компанијом, за сваки правни акт извршен током њиховог управљања којим је компанија обавезана.

У пракси, нотар подноси регистрацију одмах након потписивања акта, чиме се празнина попуњава у року од неколико дана. Али ако компанија почне да послује у том интервалу или ако је регистрација одложена због недостатка документа, сваки уговор закључен у том временском року носи личну одговорност директора. Проверите са нотаром да ли је подношење заиста извршено пре него што пошаљете прву фактуру.

Регистрација ваше холандске компаније

Када је правни облик утврђен, редослед регистрације холандског пословног предузећа је предвидљив. Утврђујете трговачко име и пословну адресу у Холандији, ангажујете нотара, оснивачки акт се потписује и компанија се региструје.

Трговачко име: KVK чек није одобрење

Овде се очекивања и закон разликују. Регистрација имена у KVK не даје вам право на то, и KVK не спроводи потпуну истрагу о сукобу. Заштита трговачких имена потиче из Закона о трговачким називима: члан 5 забрањује ношење трговачког имена које се само незнатно разликује од имена које већ законски користи друго предузеће, где се треба плашити забуне у јавности с обзиром на природу предузећа и њихову локацију. Конкурент чијем сте се имену превише приближили може вас присилити да га промените, а чињеница да је KVK прихватио да регистрација није одбрана.

Зато проверите Трговачки регистар и регистар жигова Бенелукса пре него што било шта одштампате и направите кратак списак алтернатива. Име које описује вашу делатност је лако регистровати, а тешко бранити; препознатљиво име је супротно.

Регистрована адреса

За регистрацију је потребна пословна адреса у Холандији и то мора бити стварна адреса на којој се компанија може контактирати, а не само поштански претинац. Виртуелне канцеларије и пословни центри се рутински користе и сасвим су законити, под условом да добављач заиста дозвољава регистрацију на тој адреси и прослеђује званичну пошту. Потврдите то писмено пре него што потпишете уговор о канцеларији: преписка Пореске и царинске управе или судског извршитеља која никада није наплаћена и даље се сматра валидно достављеном.

Улога нотара за грађанско право

Холандски нотар (notaris) је носилац јавне функције именован краљевским декретом, а не само сведок. За нотаре, нотар саставља и потписује оснивачки акт који садржи статут, проверава идентитет оснивача и директора, проверава планирано име и у скоро свим случајевима врши прву регистрацију код... KVKАкти се састављају на холандском језику, а превод или двојезична верзија могу се организовати ако оснивачи не читају холандски.

Да би састанак био ефикасан, припремите три ствари: важећи лични документ за сваког оснивача и директора; недавни доказ о приватној адреси за сваког од њих; и податке о компанији, што значи планирано име, пословну адресу у Холандији, структуру акција и опис активности. Документи који потичу из иностранства обично морају бити легализовани или апостиловани, а то је најчешћи узрок кашњења.

Оснивачки акт и KVK улазак

Извршење акта је тренутак када БВ постане правно лице. Нотар затим доставља акт и податке о регистрацији KVK, који уписује компанију у Трговачки регистар и издаје KVK број који мора да се појави на фактурама и пословној преписци. Belastingdienst се истовремено обавештава и издаје пореске бројеве.

Следећа табела приказује уобичајени редослед. Периоди су индикације из праксе, а не законски услови; једино чврсто правило је да директори морају да поднесу захтев за регистрацију без одлагања након ступања на снагу.

Регистар UBO: ко мора бити пријављен и ко га може видети

Свако холандско пословно друштво (BV), невладино друштво (NV), партнерство и фондација морају да региструју своје крајње стварне власнике. Крајњи стварни власник (UBO) је физичко лице које у крајњем власништву или контролише ентитет, а стандардни индикатор је директно или индиректно учешће од више од двадесет пет процената акција, права гласа или власничког удела, или контрола на други начин, као што је право именовања или смењивања већине одбора. Ако се таква особа не може идентификовати, законски директори се региструју као псеудо-кориснички власники (UBO). Регистрација никога није опција.

Једна тачка у старијим смерницама је сада погрешна: регистар стварних власника (UBO) није јавни запис. Након пресуде Суда правде Европске уније од 22. новембра 2022. године у случајевима пословних регистра у Луксембургу, којом је поништена обавеза да се јавности омогући приступ информацијама о стварном власништву, Холандија је затворила јавни приступ регистру. Он остаје у потпуности доступан надлежним органима и Јединици за финансијску обавештајну службу, а институције са обавезама према Закону о спречавању прања новца и финансирања тероризма консултују га као део своје дужне пажње према клијентима. Регистрација стога остаје обавезна; променио се само ко може да га погледа.

Изјава се обично даје преко нотара приликом оснивања, али одговорност за њену тачност је на самом ентитету и трајна је: промена у учешћу у акцијама или контроли мора се пријавити. Спровођење је у надлежности Бюро економских послова (Bureau Economische Handhaving), а санкције се крећу од административне казне до кривичног казненог поступка према Закону о привредним преступима. Позадина основног оквира је наведена у нашем водичу о правилима о прању новца у Холандији.

Након регистрације: обавезе које стварају одговорност директора

Регистрација холандског БВ-а је почетак циклуса усклађености, а не његов крај, а годишње обавезе су оне које имају снагу. БВ мора водити евиденцију из које се његова права и обавезе могу сазнати у било ком тренутку према члану 2:10 Грађанског законика, мора припремити годишње рачуне и мора их поднети Трговачком регистру према члану 2:394. Рок за подношење је најкасније дванаест месеци након завршетка финансијске године, а за већину компанија акционари могу знатно скратити тај рок ранијим усвајањем рачуна.

Пропуштање тог рока није проблем са папирологијом. Ако се компанија касније прогласи банкротом, члан 2:248 став 2 Грађанског законика предвиђа да непоштовање књиговодствене обавезе из члана 2:10 или обавезе подношења пријаве из члана 2:394 представља неправилно обављање управљачког задатка, и тада се претпоставља да је ово неправилно управљање био важан узрок банкрота. Директори су одговорни за мањак у маси, осим ако не могу да оповргну ту претпоставку, што је тешко и скупо. Само мањи пропуст може се занемарити.

Пре него што прихватите директорску позицију, вреди знати још три начина одговорности.

• Унутрашња одговорност, члан 2:9. Директор је одговоран компанији за неправилно обављање дужности тамо где се може изнети озбиљна лична прекор. Ово је пут којим се креће сама компанија или наследни одбор.
• Дистрибуције, члан 2:216. Дивиденда, отплата капитала или откуп акција захтевају одобрење управног одбора, који је мора одбити ако зна или би требало разумно да предвиди да компанија неће бити у могућности да настави да плаћа своје доспеле дугове. Директори који ипак одобре су одговорни за настали мањак, а прималац може бити дужан да врати новац.
• Деликт према повериоцу, члан 6:162. Директор који преузме обавезу у име компаније, знајући или разумно морајући да разуме да компанија неће бити у могућности да је изврши и да неће понудити никакву надокнаду, чини незаконито дело против тог повериоца лично.

Уз то, ПДВ пријаве и пореске пријаве на добит предузећа подносе се по сопственом законском циклусу, а директор који не пријави немогућност компаније да благовремено плати порез и доприносе за социјално осигурање суочава се са посебним режимом одговорности према Закону о наплати пореза. Практично решење је неузбудљиво и ефикасно: књиговођа од првог месеца, календар са датумима подношења и одбор који чита бројке пре него што било шта одобри.

Промене морају бити регистроване чим се десе

Упис у Трговачки регистар је живи запис. Нови директор, оставка, промена адресе, промена описа активности и промена власничке структуре морају бити обавештени. Треће стране имају право да се ослоне на оно што регистар пише: компанија која остави директора који је отишао регистрованим као овлашћеног за потписивање може се наћи обавезном да поступа у складу са поступцима те особе. Одржавање актуелног уписа је најјефтинија контрола ризика доступна холандској компанији.

Трошкови и капитал: шта закон захтева, а шта пракса захтева

Трошкови оснивања пословног друштва састоје се од нотарске таксе, једнократне KVK такса за регистрацију и сви савети које потражите. Нотарске таксе нису регулисане и варирају у зависности од сложености структуре, броја акционара, да ли је потребан двојезични акт и колико брзо вам је потребан, па затражите од два или три нотара писану понуду у којој је наведено шта је, а шта није укључено. KVK Накнаду утврђује Привредна комора и објављује на својој веб страници; скромна је и плаћа се једнократно.

Капитал је ставка у којој оснивачи најчешће греше. Као што је горе наведено, законски минимум је занемарљив, али банка која отвара корпоративни рачун спровешће сопствену проверу клијента у складу са правилима о спречавању прања новца и желеће да KVK извод, оснивачки акт, идентификацију сваког директора и коначног власника (UBO), као и кохерентно објашњење извора средстава и планиране активности. Компанија без суштине и без финансирања се одбија. Припремите тај досије истовремено са оснивањем, а не накнадно.

Ако утврђујете где се холандски ентитет уклапа у ширу групу, то је правно питање са пореском димензијом, а пореска страна припада холандском пореском саветнику. Оно што вам можемо рећи јесте који правни облик носи коју одговорност, шта оснивачки акт треба да каже о преносу акција, одлучивању управног одбора и блокади акционара, и шта ви потписујете као директор. Наши водичи за корпоративно право прикупљају основна правила.

Шта треба да се реши статутом пре потписивања оснивачког акта

Оснивачки акт се саставља једном и регулише компанију током целог њеног постојања, а стандардни образац који нуди нотар написан је за најједноставнију могућу компанију. Тамо где постоји више од једног акционара, на четири питања треба одговорити пре потписивања, а не током прве расправе.

Прво је пренос акција. Холандски закон више не намеће обавезну клаузулу о блокирању, тако да чланци одлучују да ли се акције могу слободно преносити или тек након понуде суакционарима и како се затим одређује цена. Друго је доношење одлука: које резолуције захтевају квалификовану већину, да ли акције различитих класа носе различита права и да ли акционар може именовати свог директора. Треће је застој, који је у компанији типа „пола-пола“ питање када, а не да ли; функционалан механизам изласка или откупа не кошта ништа да се укључи, а кошта много да се касније суди.

Четврто је однос између статута и уговора акционара. Статут је јаван и обавезује све; уговор акционара је поверљив и обавезује само своје стране. Супротности између њих двоје су уобичајене и решавају се у корист компанијског права тамо где је поента једно од компанијског права, тако да би ова два документа требало да буду састављена заједно и од стране исте руке. Такође постоји законски поступак за решавање спорова за акционаре који се заглаве: поступци откупа и повлачења у Књизи 2, модернизовани законом о решавању спорова и поступцима истраге који су ступили на снагу 1. јануара 2025. године. Како ти захтеви функционишу, навели смо у нашем чланку о споровима акционара у Холандији.

Ако не успе: распуштање холандског БВ-а

Друштво за управљање (БВ) се распушта одлуком скупштине акционара у складу са чланом 2:19 Грађанског законика. Ако компанија још увек има имовину, следи ликвидација: ликвидатор реализује имовину, исплаћује повериоце, подноси план расподеле и компанија престаје да постоји када се ликвидација заврши. Ако компанија нема имовину у време доношења одлуке, она одмах престаје да постоји. То је такозвана турболиквидација, а критеријум је одсуство имовине, а не одсуство дугова, због чега се компанија са неисплаћеним повериоцима може распустити на овај начин.

Пошто је тај пут злоупотребљен, Привремени закон о транспарентности у турболиквидацијама намеће одбору обавезу одговорности: у року од четрнаест дана од распуштања мора поднети финансијски извештај који покрива последњи период Трговачком регистру, заједно са објашњењем зашто нема имовине и о свим неизмиреним дуговањима, и мора обавестити познате повериоце. Закон је продужен и сада важи до 15. новембра 2027. Непоштовање је економски прекршај и може бити основа за дисквалификацију грађанског директора, а повериоци имају право увида. Директор који не може да објасни где је имовина отишла требало би да очекује да ће му бити постављено питање.

Честа питања о регистрацији холандских компанија

У скоро сваком досијеу о оснивању предузећа појављују се три питања. Одговори у наставку претпостављају да је предузеће основано по холандском закону.

Law & More помаже оснивачима и међународним групама приликом оснивања предузећа у Холандији: избор правног облика, израда и преглед оснивачког акта и уговора акционара, давање инструкција нотару, организовање уписа у Трговачки регистар и уписе о коначном власништву над предузећем (UBO), као и саветовање директора о правилима одговорности наведеним горе. Ако припремате оснивање холандског предузећа или сте већ потписали уговоре за компанију која још није регистрована, контактирајте наше корпоративне адвокате.