Као послодавцу, важно је да правилно складиштите податке својих запослених. При томе сте дужни да водите кадровску евиденцију личних података запослених. Приликом складиштења таквих података, морају се узети у обзир Општа уредба о заштити података (АВГ) и Општа уредба о заштити података (УАВГ) Закона о приватности. АВГ намеће обавезе послодавцу у вези са обрадом личних података. Кроз ову контролну листу, знаћете да ли су ваши досијеи особља у складу са захтевима.
- Који подаци се могу обрадити у досијеу особља?
Основно правило које се поштује је да се могу унети само подаци неопходни за потребе кадровског досијеа: уредно извршење уговора о раду са запосленим.
У сваком случају, „обични“ лични подаци ће се чувати као што су:
- Име;
- Адреса;
- Датум рођења;
- Копија пасоша/личне карте;
- БСН број
- Потписани уговор о раду укључујући услове и услове запошљавања и анексе;
- Подаци о учинку и развоју запослених, као што су извештаји о процени.
Послодавци могу одлучити да прошире досије особља како би укључили и друге податке као што су личне белешке послодавца, евиденција о изостанцима, притужбе, упозорења, записи о интервјуима итд.
Као послодавцу, важно је да редовно ажурирате ове податке како бисте пратили исправност и тачност у вези са законским периодима чувања.
- Када се 'обични' лични подаци могу обрађивати у досијеу особља?
Послодавац мора размотрити када и који 'обични' лични подаци могу бити похрањени у досијеу особља. Према члану 6 АВГ, послодавци могу да чувају „обичне“ личне податке у досијеу особља из 6 разлога. Ови разлози укључују:
- Запослени је дао сагласност за обраду;
- Обрада је неопходна за закључење радног (радног) уговора;
- Обрада је неопходна због законске обавезе послодавца (као што је плаћање пореза и доприноса);
- Обрада је неопходна да би се заштитили витални интереси запосленог или другог физичког лица (пример је када је акутна опасност неминовна, али је запослени психички неспособан да да сагласност);
- Обрада је неопходна за јавни интерес/јавни ред;
- Обрада је неопходна да би се задовољили легитимни интереси послодавца или трећег лица (осим када су интереси запосленог већа од легитимних интереса послодавца).
- Које податке не треба обрађивати у кадровском досијеу?
Поред 'нормалних' података који су укључени у датотеку, постоје и подаци које (обично) не би требало укључивати јер су посебно осетљиве природе. Ово су 'посебни' подаци и укључују:
- Белиефс;
- Сексуална оријентација;
- Раса или етничка припадност;
- Медицински подаци (укључујући и када их запослени добровољно да).
„Посебни“ подаци могу да се чувају под АВГ само у 10 изузетака. Главна 3 изузетка су следећа:
- Запослени је дао изричиту сагласност за обраду;
- Обрађујете личне податке које је сам запослени намерно открио;
- Обрада је неопходна због преовлађујућег јавног интереса (за то је потребна холандска правна основа).
- Мере безбедности досијеа особља
Коме је дозвољено да види досије особља?
Кадровски досије могу увидети само лица којима је неопходан приступ за обављање послова. У ове особе спадају, на пример, послодавац и запослени у ХР одељењу. И сам запослени има право да види свој персонални досије и да измени нетачне податке.
Безбедносни захтеви за датотеку
Осим тога, важно је узети у обзир да АВГ намеће захтеве за дигитално или папирно складиштење досијеа особља. Као послодавац, дужни сте да предузмете мере за заштиту приватности запослених. Датотека стога мора бити заштићена од сајбер криминала, неовлашћеног приступа, модификације или брисања.
- Период чувања досијеа особља
АВГ наводи да се лични подаци могу чувати у ограниченом периоду. Неки подаци подлежу законском периоду чувања. За остале податке послодавац је дужан да одреди временске рокове за брисање или периодичну проверу тачности података. АВГ наводи да се морају предузети разумне мере како би се осигурало да се нетачни подаци чувају у евиденцији.
Желите да сазнате више о периодима чувања досијеа особља? Затим прочитајте наш блог периоди чувања досијеа запослених.
Да ли ваш персонални досије испуњава горе наведене услове? Тада су велике шансе да је АВГ компатибилан.
Ако након читања овог блога и даље имате питања о досијеу особља или о АВГ-у, контактирајте нас. Наше адвокати за запошљавање радо ће вам помоћи!