Послодавци током времена обрађују много података о својим запосленима. Сви ови подаци се чувају у досијеу особља. Ова датотека садржи важне личне податке и из тог разлога је неопходно да се то уради безбедно и исправно. Колико дуго је послодавцима дозвољено (или, у неким случајевима, потребно) да чувају ове податке? На овом блогу можете прочитати више о законском периоду чувања кадровских досијеа и како се носити с њим.
Шта је персонални досије?
Као што је већ поменуто, послодавац често мора да се бави кадровским подацима својих запослених. Ови подаци морају бити правилно ускладиштени, а затим уништени. Ово се ради преко досијеа особља. Ово укључује податке о имену и адреси запослених, уговоре о раду, извештаје о учинку, итд. Ови подаци морају бити у складу са захтевима према АВГ прописима и морају се чувати одређени временски период.
(Ако желите да знате да ли ваш досије особља испуњава захтеве АВГ-а, погледајте нашу АВГ контролну листу досијеа особља ovde)
Задржавање података о запосленима
АВГ не даје посебне периоде чувања личних података. Не постоји директан одговор на период чувања досијеа особља, јер се састоји од различитих врста (личних) података. За сваку категорију података примењује се другачији период чувања. Такође утиче на то да ли је особа и даље запослена или је напустила посао.
Категорије периода задржавања
Као што је горе наведено, постоје различити периоди чувања у вези са задржавањем личних података у досијеу особља. Постоје два критеријума која треба узети у обзир, односно да ли је запослени и даље запослен или је напустио посао. У наставку се види када одређене податке треба уништити, односно задржати.
Тренутни досије особља
Не постављају се фиксни периоди чувања података садржаних у тренутном досијеу особља запосленог који је још увек запослен. АВГ само намеће обавезу послодавцима да „ажурирају“ досијее особља. То значи да је послодавац сам дужан да одреди рок за периодично преиспитивање кадровских досијеа и уништавање застарелих података.
Детаљи пријаве
Подаци пријаве који се односе на кандидата који није примљен морају бити уништени у року од највише 4 недеље након завршетка процедуре пријаве. Подаци као што су мотивационо или пријавно писмо, ЦВ, изјава о понашању, преписка са подносиоцем захтева спадају у ову категорију. Уз сагласност подносиоца, могуће је чување података око 1 године.
Процес реинтеграције
Када запослени заврши процес реинтеграције и врати се на посао, примењује се максимални период задржавања од 2 године након завршетка реинтеграције. Постоји изузетак од овога када је послодавац самоосигуравач. У тој ситуацији важи период задржавања од 5 година.
Највише 2 године након престанка радног односа
Након што запослени напусти посао, највећи део (личних) података у досијеу особља подлеже периоду чувања до 2 године.
Ова категорија укључује:
- Уговори о раду и њихове измене;
- Преписка у вези са оставком;
- Извештаји о оценама и прегледима учинка;
- Преписка везана за унапређење/деградацију;
- Преписка о болести од УВВ и лекара компаније;
- Извештаји у вези са Законом о побољшању вратара;
- Уговори о чланству у радничком савету;
- Копија сертификата.
Најмање 5 година након престанка радног односа
Одређени подаци досијеа особља подлежу периоду чувања од 5 година. Послодавац је стога у обавези да чува ове податке у периоду од 5 година након што запослени напусти радни однос. Ово су следећи подаци:
- Извештаји о порезу на зараде;
- Копија идентификационог документа запосленог;
- Подаци о етничкој припадности и пореклу;
- Подаци који се односе на порезе на зараде.
Стога ове податке треба чувати најмање пет година, чак и ако буду замењени новим изјавама у кадровском досијеу.
Најмање 7 година након престанка радног односа
Затим, послодавац такође има такозвану 'обавезу задржавања пореза'. Ово обавезује послодавца да све основне евиденције води у периоду од 7 година. Дакле, ово укључује основне податке, заплене на плате, евиденцију о платама и уговоре о платама.
Истекао период задржавања?
Када истекне максимални период чувања података из досијеа особља, послодавац више не може користити податке. Ове податке онда треба уништити.
Када истекне минимални период задржавања, послодавац може уништи ове податке. Изузетак се примењује када је истекао минимални период чувања и запослени захтева уништавање података.
Имате ли питања о периодима чувања досијеа особља или периодима чувања других података? Ако јесте, контактирајте нас. Наше адвокати за запошљавање радо ће вам помоћи!